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사업비(연구비)관리의 기본원칙 3가지

2023. 10. 9.

안녕하세요! 정부지원사업 사업비 관리 자동화 솔루션 루모스입니다.

정부지원사업은 많은 기업과 연구자에게 귀중한 자금을 제공하며 혁신과 발전을 지원합니다.
그러나 이러한 자금을 관리하고 사용하는 것은 복잡하고 어려운 과정인데요!
이는 사업비 규칙이 어렵기 때문입니다.
사업비 규칙은 국가연구개발혁신법, 창업사업화지원법 등 법에 근거하고 있고 대부분의 연구자, 창업자들은 회계지식이 없는 경우가 많아 비용관리를 어려워하기에 매우 복잡합니다.
이로 인해 사업비 규칙에 어긋난 신청으로 사용된 사업비가 환수되거나, 소중한 사업비를 필요한 곳에 전부 소진하지 못하는 경우가 자주 발생합니다.

그래서 오늘은 정부지원사업에서 사업비를 관리하면서 고려해야 할 중요한 기본원칙 3가지를 알아보고자 합니다!

Cost-Benefit 분석을 통한 의사결정

사업비를 집행할 때는 항상 비용(Cost) 대 이익(Benefit)을 고려해야 합니다. 이는 사업비 사용의 비용과 이익을 체계적으로 평가하여 이익이 비용보다 클 때 사업비를 사용해야 한다는 원칙입니다. 이를 통해 가장 효율적으로 우리 기업의 자원을 활용할 수 있습니다.

그렇다면 사업비 사용의 비용은 무엇이고, 이익은 무엇일까요?

비용(Cost): 행정처리비용, 규칙 파악 시간, 커뮤니케이션 시간, 증빙 구비 및 서식 작성, 반려확률, 판단 가능성 등
이익(Benefit): 사업비 집행 금액

인건비의 경우 대표적으로 사업비 집행의 비용(Cost)가 낮은 항목입니다. 인건비는 상대적으로 증빙 및 서식의 수가 적고, 판단의 여지가 개입될 부분이 적습니다. 따라서 집행의 행정비용이 낮습니다.

반면에 외주용역비의 경우, 집행비용이 높은 항목입니다. 증빙과 서식의 수가 많고, 외부인과 커뮤니케이션이 많죠. 그리고 사업연관성 등 판단이 개입될 여지가 많습니다. 따라서 집행의 행정비용이 높습니다.

이익(Benefit)은 어떨까요? 대표적으로 회의비의 경우, 건당 3만원 수준으로 집행 시 얻는 금액이 적습니다. 들이는 노력 대비 얻는 이익이 적은 편이죠.

이렇듯 비용이 낮고 이익이 높은 항목을 우선적으로 집행하는 것이 좋습니다. 또한, Cost-Benefit 분석을 통해 어떤 비용 항목이 비용을 줄이는 데 도움이 되고 어떤 항목이 추가 비용을 초래하는지 파악할 수 있습니다. 이를 통해 사업비 집행의 우선순위를 결정하여 사업비 집행을 효율적으로 할 수 있습니다.

비용 집행 시간을 고려하자

정부지원사업비는 사용에 제약이 있는 자금입니다. 정해진 카드나 계좌로 지출하고, 정해진 절차를 따라야 하고 때로는 사업비 지급이 오래 걸리기도 합니다. 따라서 금액과 시간을 잘 고려해야 합니다.

금액 기준: 2천만원 이상 외주용역비, 3천만원 이상의 기계장치 등 일정 금액 이상의 지출은 사전 승인이 필요할 수 있으므로, 사전 승인 기간과 추가 행정비용을 고려해야 합니다.
1달 기한: 재료비, 장비비 등의 검수는 1달 전까지 완료되어야 하므로, 시간을 잘 관리해야 합니다.

이러한 시간 제약을 고려하지 않으면 거래처에게 제때 대금을 지급하지 못하거나, 사업비가 반려될 수 있습니다.

신중한 비용 선택

정부지원사업비는 사업계획서 상 사업목표 또는 연구계획서상 연구를 위한 돈입니다. 또한 공공재정이 투입되는 만큼 투명성을 확보해야합니다. 이 때문에 공인회계사의 감사를 반드시 거쳐야 하는 것입니다. 이때 공인회계사는 신청된 서류만으로 판단이 이루어지기 때문에 서류 작성에 신중함이 필요합니다. 서류작성은 오해의 여지가 없도록 명확하게, 계산내역을 잘 적어주는것이 좋습니다.

때문에 사업비 신청은 보수적으로 하고, 애매한 비용은 주관기관이나 회계사에게 미리 이메일로 문의하여 명확한 답변을 받는 것이 좋습니다. 해당 이메일 또한 증빙으로 남겨두는 것이 좋습니다.